Eventfilm planen: Ablauf, Formate und Kosten

Ein Event kostet Wochen an Vorbereitung und ist nach einem Tag vorbei. Ein Eventfilm verlängert seine Wirkung um Monate, aber nur, wenn er vor der Veranstaltung geplant wird und nicht am Morgen des Eventtags. Dieser Ratgeber zeigt, wie du einen Eventfilm oder ein Eventvideo für dein Unternehmen planst, vom Ziel über den Drehplan bis zu den Clips für Social Media. Wie aus einem Drehtag eine Serie für LinkedIn und Instagram wird, zeigt unsere Social-Media-Videoproduktion.

Was ist ein Eventfilm und wofür brauchst du ihn?

Ein Eventfilm verdichtet eine Veranstaltung in wenigen Minuten zu einer Geschichte aus Atmosphäre, Inhalten und Stimmen von Gästen. Anders als ein Mitschnitt hat er ein Ziel nach dem Event, etwa neue Anmeldungen, Material für Sponsoren oder Recruiting. Eventvideo ist der Oberbegriff für alles, was auf einer Veranstaltung gedreht wird, vom Aftermovie über Interviews bis zum Mitschnitt einer Keynote.

Für die Planung ist eine zweite Unterscheidung wichtiger als die Begriffe: Geht es um einen Film vom Event oder um einen Film für das Event? Der Film vom Event entsteht am Veranstaltungstag und erzählt danach, was passiert ist.

Der Film für das Event wird vorher produziert und läuft auf der Bühne, als Opener, als Premiere oder als Rückblick auf ein Jubiläumsjahr. Beide brauchen unterschiedlich viel Vorlauf, und viele Veranstaltungen brauchen beides.

Welches Eventvideo-Format passt zu deinem Ziel?

Das passende Format ergibt sich aus der Frage, was nach dem Event passieren soll. Für Reichweite in den Tagen danach brauchst du kurze Clips, für Partner und Website eine erzählte Hauptfassung, für Vertrieb und Recruiting Interview-Statements. Wer das vorher festlegt, bekommt aus denselben Drehstunden Material für mehrere Kanäle und vermeidet teure Nachdrehs.

Unser Rat: Entscheide dich für ein Hauptziel und höchstens 2 Nebenziele. Ein Film, der Anmeldungen, Recruiting und Sponsorenpflege gleichzeitig leisten soll, leistet am Ende nichts davon richtig. Die Nebenziele bedienst du besser mit eigenen kurzen Schnitten aus demselben Material.

Wann solltest du mit der Planung eines Eventfilms beginnen?

Beginne 4 bis 6 Wochen vor dem Event mit dem Strategiegespräch, spätestens 2 bis 3 Wochen vorher sollte der Drehplan stehen. Bei Kongressen mit mehreren Bühnen, Drehs auf Werksgeländen oder Filmen, die auf dem Event selbst gezeigt werden, plane mehr Vorlauf ein. Kurzfristige Einsätze sind möglich, gehen aber meist auf Kosten von Interviews und Abstimmung.

Ein Film für die Bühne ist eine eigene Produktion mit Konzept, Dreh und Schnitt. Er braucht so viel Vorlauf wie ein Imagefilm. Wie so ein Konzept entsteht, zeigt unser Ratgeber Imagefilm-Konzept und Ablauf.

Was braucht das Drehteam vor dem Event von dir?

Das Drehteam braucht vor allem 3 Dinge: den aktuellen Ablaufplan mit Uhrzeiten, eine Ansprechperson, die am Eventtag erreichbar ist, und die Liste der Interviewpartner mit festen Zeitfenstern. Dazu kommen technische Details von Bühne und Ton sowie Absprachen, wer nicht gefilmt werden möchte. Je vollständiger dieses Paket ist, desto weniger hängt am Eventtag vom Zufall ab.

• Regieplan mit Uhrzeiten: nicht das Programm aus der Einladung, sondern der interne Ablauf mit Auftritten, Pausen und Umbauten.
• Ansprechperson am Eventtag: bewusst nicht die Projektleitung, denn die ist an diesem Tag mit allem anderen beschäftigt.
• Interviewpartner mit Zeitfenstern: Gäste, Speaker und Geschäftsführung, jeweils mit einem festen Slot von etwa 10 Minuten.
• Kontakt zur Bühnen- und Tontechnik: für den Tonabgriff vom Mischpult und abgestimmte Kamerapositionen.
• Hinweis auf Film- und Fotoaufnahmen: in der Einladung und am Einlass, dazu eine Lösung für Gäste, die nicht gefilmt werden wollen, etwa ein farbig markiertes Namensschild. Ob ein Hinweis genügt oder du Einwilligungen brauchst, klärst du vorab mit deinem Datenschutz.
• Musik und Rechte: Soll der Auftritt einer Band im Film zu hören sein, kläre die Nutzung vorab mit den Musikern und, wenn sie fremde Songs spielen, auch mit den Rechteinhabern der Stücke.
• Freigabeweg: Wer gibt den Film frei, und bis wann muss welche Version online sein?

Ein Tipp, der viel Zeit spart: Bring Fotograf und Filmteam vorher zusammen. Beide wollen dieselben Momente, und ohne Absprache stehen sie sich vor der Bühne gegenseitig im Bild.

Wie läuft ein Eventdreh am Veranstaltungstag ab?

Ein Eventdreh beginnt vor dem Einlass und endet oft erst nach dem letzten Programmpunkt. Vorher entstehen Detailaufnahmen und Interviews in Ruhe, während des Programms folgt das Team dem Regieplan, in den Pausen werden Stimmen eingesammelt. Bei großen Veranstaltungen oder parallelen Programmpunkten arbeiten 2 Drehteams gleichzeitig, damit kein wichtiger Moment unbeobachtet bleibt.

Vor dem Einlass

Der leere Saal, das Licht, die Details der Dekoration: Diese Bilder entstehen nur, solange noch niemand da ist. In dieser Zeit richten wir auch die Interviewecke ein und sprechen mit Speakern, bevor sie auf die Bühne gehen.

Während des Programms

Den Ton der Reden nehmen wir direkt vom Mischpult ab, die Kamera bleibt frei für Bilder. Eine zweite Perspektive gehört dem Publikum. Reaktionen im Saal erzählen oft mehr über einen Vortrag als der Vortrag selbst.

Interviews in den Pausen

Kurz und mit 2 bis 3 vorbereiteten Fragen. Frag nicht „Wie gefällt dir das Event?“, sondern „Was nimmst du heute mit?“ oder „Warum bist du gekommen?“. Solche Antworten tragen im Film, weil sie etwas über den Wert der Veranstaltung sagen.

Wie wird aus deinem Programm eine Geschichte?

Aus einem Programm wird eine Geschichte, wenn der Film einen Gedanken hat statt einer Chronologie. Der Ablauf einer Veranstaltung liefert das Material, die Dramaturgie entsteht in der Planung und im Schnitt. Bewährt haben sich wenige Grundmuster: eine Frage, die viele Gäste beantworten, ein Mensch, dem der Film durch den Tag folgt, oder der Weg vom leeren Saal zum vollen Haus.

Wie das bei einem Jubiläum aussieht, zeigt unser Jubiläumsfilm für Epple Immobilien. Zum 40-jährigen Bestehen lag ein Film voller Meilensteine und Jahreszahlen nahe. Wir haben die Chronologie weggelassen und stattdessen Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen nach ihren persönlichen Botschaften an das eigene Unternehmen gefragt. Kein Sprecher, keine Jahreszahlen. Der Film zeigt Nähe statt Historie, zahlt auf die Arbeitgebermarke ein und hat intern spürbar etwas ausgelöst.

Bei Kultur- und Stadtveranstaltungen trägt oft Rhythmus weiter als Argumente. Für das Stadtmarketing Mannheim haben wir die Kultur- und Festivalstadt nicht erklärt, sondern Bühnen, Festivals und Publikum in eine Bildsprache gebracht, die ihre Energie überträgt. Ausgezeichnet wurde der Film beim Brussels Capital Film Festival in der Kategorie Commercial and Advertising.

Was gilt für Filme, die auf dem Event selbst laufen?

Ein Film, der auf dem Event läuft, muss im Saal funktionieren: auf großer Leinwand oder LED-Wand, mit einem Ton, der für den Raum gemischt ist, und mit einer Länge, die ins Programm passt. Er ist eine eigene Produktion und braucht entsprechend Vorlauf. Teste ihn unbedingt bei der Generalprobe mit der Veranstaltungstechnik, inklusive Übergang von und zur Moderation.

Einen besonders anspruchsvollen Rahmen hatte unser Film für MVV Energie. Für „Energie merkt man erst, wenn sie fehlt“ sind wir einem Tag in der Stadt gefolgt, vom Erwachen bis zum Abend, mit Windpark, Baustelle und Familien und mit 2 Drehteams parallel. Premiere hatte der Film auf der Hauptversammlung, also vor dem anspruchsvollsten Publikum, das ein Unternehmen hat. Filme für Hauptversammlung und Mitarbeiterevents gehören bei uns zur Vorstandskommunikation.

• Abspielformat und Auflösung mit der Veranstaltungstechnik abstimmen, besonders bei LED-Wänden mit Sonderformaten.
• Den Ton für den Saal mischen, nicht für Kopfhörer.
• Die Länge am Programmpunkt ausrichten, nicht am Material.
• Die Datei 2-mal auf getrennten Datenträgern mitbringen.

Was kostet ein Eventfilm?

Was ein Eventfilm kostet, hängt vor allem von der Drehzeit, der Zahl der Drehteams und der Menge an Formaten ab. Ein Highlight-Film von einem halben Tag ist anders kalkuliert als ein mehrtägiger Kongress mit Interviews und Mitschnitten. Die genaue Summe ergibt sich aus dem Drehplan, nicht aus einer Pauschale. Welche Faktoren den Preis einer Videoproduktion grundsätzlich bestimmen, steht unter Kosten einer Videoproduktion.

Die Preisrahmen aller Formate findest du unter Videoproduktion: Kosten und Preise. Ist dein Event Teil einer größeren Geschichte, etwa die Eröffnung am Ende eines Bauprojekts, lohnt der Blick auf die Projektdokumentation für Industrie und Großprojekte. Dann wird das Event zum Schlusskapitel eines Films, der das ganze Projekt erzählt.

Welche Fehler solltest du bei Eventvideos vermeiden?

Die meisten Eventvideos scheitern nicht am Dreh, sondern an der Planung davor und am Tempo danach. Typisch sind Filme ohne Ziel, Interviews, die erst am späten Abend geführt werden, und eine Hauptfassung, die erscheint, wenn niemand mehr über das Event spricht. Alle 3 Fehler lassen sich mit einem halben Tag Vorbereitung vermeiden.

1. Alles filmen, nichts erzählen. Ohne Ziel entsteht viel Material, aber kein Film.
2. Interviews auf den Schluss legen. Am Abend sind Gäste müde, Speaker abgereist und die Ecke ist laut.
3. Nur die Bühne zeigen. Totalen vom Saal sehen auf jedem Event gleich aus. Gesichter, Reaktionen und Gespräche machen den Unterschied.
4. Zu spät veröffentlichen. Der Moment für Social Media ist die Woche nach dem Event, nicht der Monat danach.
5. Rechte vergessen. Musik der Band, Logos von Partnern, Folien der Speaker: Kläre vorab, was im Film zu sehen sein darf.
6. Nur eine Länge bestellen. Ein Film für alle Kanäle passt auf keinen richtig.

Wie holst du nach dem Event das Meiste aus dem Material?

Plane die Verwertung vor dem Dreh, nicht danach. Ein Eventdreh liefert Material für Monate: Clips für die Tage nach dem Event, die Hauptfassung für Website und Partner, Statements für Recruiting und Vertrieb und Bilder, die im nächsten Jahr zur Einladung werden. Wer diese Nutzung vorher kennt, dreht gezielt dafür und spart einen zweiten Drehtermin.

• In der ersten Woche: 2 bis 3 Clips auf LinkedIn und Instagram, dazu ein Dank an Gäste und Speaker.
• In den Wochen danach: die Hauptfassung auf der Website, im Newsletter und bei den Partnern.
• Im Rest des Jahres: Statements in Recruiting und Vertrieb, ein Teaser für die Einladung zum nächsten Termin.

Wie du Clips auf LinkedIn so aufbaust, dass sie im Feed wirken, zeigt unser Ratgeber LinkedIn-Videos für B2B. Ob sich der Aufwand gelohnt hat, misst du mit den Kennzahlen aus dem Ratgeber Video-ROI messen.

Häufige Fragen