Schulungsvideo und Onboarding-Video erstellen: der Leitfaden

Ein Schulungsvideo spart Fachleuten die immer gleiche Einweisung und gibt neuen Mitarbeitenden Wissen, das sie jederzeit wieder abrufen können. Das gilt aber nur, wenn es nicht wie Pflichtprogramm wirkt. Dieser Leitfaden zeigt, wie du Schulungsvideos und Onboarding-Videos aufbaust und wann du selbst drehen kannst.

Wie erstellst du ein Schulungsvideo Schritt für Schritt?

Ein gutes Schulungsvideo beginnt nicht mit der Kamera, sondern mit einem Satz: „Nach diesem Video kann die Person …“. Aus diesem Lernziel folgen Zielgruppe, Einsatzort, Länge und Format. Erst danach entstehen Skript und Drehplan. Wer die Reihenfolge umdreht, bekommt schöne Bilder, aber kein Video, nach dem jemand etwas besser kann als vorher.

1. Lernziel als Satz formulieren. „Nach dem Video kann die neue Kollegin die Anlage sicher anfahren.“ Nicht: „Das Video informiert über die Anlage.“
2. Zielgruppe und Einsatzort klären. Vorwissen, Sprache, Endgerät. Ein Video für die Werkhalle läuft auf dem Smartphone und oft ohne Ton, eines für die Lernplattform am Schreibtisch.
3. Stoff in Einheiten teilen. Eine Einheit, ein Lernschritt. Was nicht zum Lernziel beiträgt, kommt in ein eigenes Video oder ins Handbuch.
4. Skript mit den Fachleuten schreiben. 2 Spalten: links das Bild, rechts der Text. So sieht jeder, was gezeigt und was gesagt wird.
5. Am echten Ort drehen. Mit den Menschen, die den Ablauf täglich machen, und mit Nahaufnahmen der entscheidenden Handgriffe.
6. Schneiden, untertiteln, testen. Bevor die Serie live geht, sehen 2 oder 3 Menschen aus der Zielgruppe sie an. Wo sie nachfragen, fehlt etwas im Video.
7. Ausrollen und pflegen. Lege fest, wer prüft, ob ein Video noch stimmt, wenn sich ein Prozess ändert.

Welches Format passt zu welchem Lernziel?

Das Format folgt aus dem, was gelernt werden soll. Handgriffe und Abläufe zeigst du am besten im Realfilm am Arbeitsplatz, Software per Bildschirmaufnahme, abstrakte Zusammenhänge mit Grafik. Für Haltung, Kultur und Werte wirken Interviews mit Kolleginnen und Kollegen stärker als jede Moderation. Viele Schulungsreihen kombinieren mehrere dieser Formate aus einem einzigen Dreh.

Wann Realfilm und wann Animation die bessere Wahl ist, vergleicht unser Ratgeber Erklärvideo: Realfilm oder Animation.

Was gehört in ein Onboarding-Video?

Ein Onboarding-Video beantwortet die Fragen, die neue Mitarbeitende in den ersten Tagen haben: Wer sind wir, wofür stehen wir, wer sind meine Ansprechpartner, und wie laufen die wichtigsten Abläufe? Statt eines langen Films funktioniert eine kurze Reihe besser, die neue Kolleginnen und Kollegen von der Vertragsunterschrift bis zum Ende der ersten Wochen begleitet.

• Vor dem ersten Tag: ein Willkommen der Geschäftsführung oder der künftigen Führungskraft, dazu der Ablauf des ersten Tages, Anfahrt und Ansprechpartner. Das nimmt Unsicherheit, bevor sie entsteht.
• Am ersten Tag: ein Rundgang durch Werk oder Büro und die Grundlagen zu Sicherheit und Organisation.
• In den ersten Wochen: Abläufe und Werkzeuge, jeweils als eigene kurze Einheit.
• Kultur: Kolleginnen und Kollegen erzählen, wie hier gearbeitet wird und was sie am Anfang gern gewusst hätten.

Die letzte Frage ist unser Lieblingsformat im Onboarding. „Was hättest du in deiner ersten Woche gern gewusst?“ liefert ehrliche, konkrete Antworten, die in keinem Handbuch stehen.

Wie stark Menschen aus dem eigenen Unternehmen wirken, zeigt unser Ausbildungsfilm für MVV Energie. Er ist gemeinsam mit den Auszubildenden entstanden und wird seit Jahren eingesetzt, ohne grundlegende Anpassungen. Das ist ein Recruitingfilm, kein Onboarding-Video, aber es gilt derselbe Grundsatz: Wer die Zielgruppe selbst sprechen lässt, baut Videos, die lange tragen.

Wie lang sollte ein Schulungsvideo sein?

Ein Schulungsvideo sollte genau einen Lernschritt abdecken und nicht länger sein, als dieser Schritt braucht. In der Praxis sind das für Micro-Learning-Einheiten 1 bis 3 Minuten, für komplexe Abläufe am Arbeitsplatz auch einmal 5 bis 8 Minuten. Wird ein Video länger, enthält es meist 2 Lernziele und sollte geteilt werden.

• Ein Video, ein Lernziel. Alles andere bekommt ein eigenes Video.
• Das Wichtigste zuerst. Der entscheidende Punkt kommt in den ersten Sekunden, nicht nach einer Einleitung.
• Kapitel statt Marathon. Einzelvideos oder Kapitelmarken, damit man gezielt zurückspringen kann.
• Wiederholung am Ende. Der Ablauf noch einmal in 3 Sätzen oder als kurze Zusammenfassung im Bild.

Wie schreibst du ein Skript für ein Lernvideo?

Ein Lernvideo-Skript hat 2 Spalten: links, was zu sehen ist, rechts, was gesagt oder eingeblendet wird. Schreib so, wie die Fachleute sprechen, nicht wie im Handbuch, und erkläre jeden Fachbegriff beim ersten Auftauchen. Jeder Handgriff bekommt ein eigenes Bild, und zwar in der Reihenfolge, in der die lernende Person ihn später selbst ausführt.

So sieht ein vereinfachter Ausschnitt aus:

• Aus der Sicht der lernenden Person filmen. Über die Schulter statt frontal, damit links und rechts stimmen.
• Fehlerbilder zeigen. Ein kurzes „So nicht“ bleibt oft besser hängen als die richtige Version allein.
• Untertitel von Anfang an einplanen. In der Werkhalle läuft vieles ohne Ton, und nicht alle haben Deutsch als Muttersprache.

Für Grafikteile hilft ein Storyboard. Eine Vorlage findest du in unserem Ratgeber Storyboard-Vorlage.

Selbst drehen oder produzieren lassen?

Selbst drehen lohnt sich für kurze, häufig wechselnde Inhalte, etwa Software-Updates, Tipps aus dem Team oder schnelle Anleitungen. Produzieren lassen solltest du Videos, die lange im Einsatz bleiben, viele Menschen erreichen oder Sicherheit betreffen, also Onboarding, Unterweisungen und Schlüsselprozesse. Viele Unternehmen kombinieren beides: Profis bauen das Gerüst, das Team füllt es laufend.

Für Experteninterviews und Lernreihen mit vielen Einheiten lohnt sich ein Studiotag. In unserem Filmstudio Ludwigshafen stehen Greenscreen, Licht- und Tontechnik und Interview-Setups bereit, sodass mehrere Einheiten nacheinander entstehen.

Wie dein Team mit dem Smartphone gute Lernvideos dreht, zeigt unser Leitfaden für Smartphone-Videos im Unternehmen. Üben kann es in den Inhouse-Workshops der Northwind Akademie.

Was lernen wir aus interner Kommunikation für Schulungsvideos?

Interne Videos scheitern selten an der Technik, sondern an der Haltung: zu lang, zu förmlich, zu weit weg vom Alltag. Aus unserer Arbeit für die interne Kommunikation von BASF und SAP nehmen wir 3 Prinzipien mit: echte Mitarbeitende statt Sprecher, ein wiederkehrendes Format statt Einzelstücken und eine Kernbotschaft, die aus vielen Stimmen herausgearbeitet wird.

Für BASF Inside haben wir das interne Videoformat neu aufgesetzt: mit Zielgruppen- und Kanalanalyse, einem standardisierten Produktionsprozess mit klaren Zuständigkeiten und echten Mitarbeitenden, die mit Humor und Nähe erzählen. Innerhalb von 12 Monaten stiegen die Views auf Facebook um 1.400 Prozent, ohne zusätzliches Mediabudget. Für Schulungsreihen heißt das: Ein fester Aufbau macht jede Folge schneller und günstiger als die vorherige.

Bei SAP ging es darum, den Wandel vom On-Premises-Geschäft zur Cloud intern verständlich zu machen. Mitarbeitende und Führungskräfte erklären im Interview selbst, was sich ändert und warum, emotional geschnitten und auf wenige Kernbotschaften fokussiert. Sollen Vorstand oder Geschäftsführung den Wandel selbst erklären, ist das ein Fall für unsere Vorstandskommunikation.

„Ihr habt die richtigen Fragen gestellt und genau gewusst, welche Inhalte funktionieren.“ Leila Lex, SAP

Was musst du rechtlich und organisatorisch beachten?

Wer in einem Schulungsvideo auftritt, sollte vorher schriftlich einwilligen, und die Einwilligung sollte regeln, wie lange und wo das Video genutzt wird. Je nach Unternehmen sind Personalabteilung, Datenschutz und Betriebsrat einzubinden, besonders wenn eine Lernplattform erfasst, wer welches Video gesehen hat. Kläre das vor dem Dreh, nicht erst vor der Veröffentlichung.

• Einwilligung mit Nutzungsdauer: Was passiert mit dem Video, wenn jemand das Unternehmen verlässt? Modular gebaute Serien lassen sich dann gezielt austauschen.
• Auswertung in der Lernplattform: Wird erfasst, wer welches Video abgeschlossen hat, kann das mitbestimmungspflichtig sein. Sprich früh mit dem Betriebsrat.
• Drehs auf dem Werksgelände: Sicherheitsunterweisung, Schutzausrüstung und Drehgenehmigung gehören in den Drehplan.
• Barrierefreiheit: Untertitel und klare Sprache helfen allen, nicht nur Menschen mit Hörbeeinträchtigung.

Die rechtliche Prüfung im Einzelfall übernimmt deine Rechtsabteilung oder dein Datenschutzbeauftragter.

Was kostet ein Schulungsvideo?

Die Kosten für ein Schulungsvideo hängen vor allem von der Zahl der Einheiten, den Drehorten, dem Anteil an Grafik und den Sprachfassungen ab. Eine Serie ist pro Video meist günstiger als ein Einzelstück, weil Konzept, Drehtage und Gestaltung mehrfach genutzt werden.

Welche Faktoren den Preis einer Videoproduktion bestimmen, findest du unter Videoproduktion: Kosten und Preise. Rechne bei der Entscheidung auch dagegen, was du sparst: Einweisungen, die eine Fachkraft nicht mehr bei jeder Neueinstellung wiederholt, und Rückfragen, die gar nicht erst entstehen. Wie du das messbar machst, zeigt unser Ratgeber Video-ROI messen.

Häufige Fragen